許可證簽了，但出事時你能交出完整記錄嗎？
動火、密閉空間、吊運、開挖——這四類作業在香港勞工處《工廠及工業經營條例》下均有明確管控要求，開工前必須持有有效許可。現實是，大量工地仍依靠紙本表格：承辦人手填、主任簽名、影印一份貼在現場——聽落有板有眼，但一場大雨、一次人員交班，許可證就可能濕爛、遺失，或根本找不到是誰批的。
等到安全主任巡查，或勞工督察突擊入場，翻箱倒櫃都未必交得出完整的審批鏈。這不只是行政麻煩，更是責任歸屬的法律風險。
問題根源：紙本流程的三個死穴
責任邊界模糊。 紙本表格簽了名，但簽的是「知悉」還是「批核」？總包、安全主任、分包各自理解不同，出事才發現說法不一。
狀態不透明。 一份許可申請送出後，到底在誰手上？批了沒有？現場師傅等簽批，有時索性先開工——高危作業就在審批空窗期內進行。
留痕殘缺。 即使補齊了紙本，稽核時要核對某日某區的動火許可是否已完結，往往要翻幾個資料夾、問幾個人，效率極低。
PTW 系統如何重新定義審批流程？
新科科技部署的 Permit-to-Work 安全文件審批系統，核心設計圍繞三個字：分、追、存。
分——授權群組（AG）把責任說清楚
系統以「授權群組（AG）」將工地用戶分組，對應不同審批角色與層級。例如，分包申請人屬一個 AG、項目安全主任屬另一個 AG、總包工程師再屬一個 AG。一份 PTW 建立時，承辦人必須指派參與審批的 AG，才能送出——未指派即不能流轉，從源頭堵截「不知道要給誰簽」的漏洞。
送出後，系統向相關 AG 成員即時發出待辦通知，責任人錯過了有記錄可查，再沒有「我唔知要我簽」的說辭。
追——7 個狀態，完整生命週期
每份 PTW 在系統內走完一條固定路徑：待填寫 → 填寫中 → 已提交 → 已批核 → 已接收 → 已完成 → 已取消。狀態變更可視化呈現，安全主任在儀表板上一眼掃過，就知道哪幾張動火許可正等批核、哪張密閉空間許可已逾時未結案。
這個狀態設計直接對應工地實際作業節奏：許可批了，承辦人需「接收」確認，實際完工後再標記「已完成」——確保許可與現場進度一致，而非批了就當完事。
存——模板化表單杜絕漏填，列印稿備巡查留痕
系統內建多類 PTW 模板，按動火、密閉空間、吊運、開挖等作業型態選用，管理員可自訂須納入的欄位與章節。雖然客製模板需客戶提供現有紙本表單並由顧問確認法規符合性，但一旦建立，全工地所有人用同一格式填寫，漏填欄位系統會攔截，不讓送出。
必要時，系統可產生正式列印稿下載歸檔，滿足勞工督察巡查與內部稽核的紙本留痕要求——數位化不等於放棄紙本，而是兩者都有、互為補充。
上線要幾複雜？流程是這樣的
不少客戶擔心「上系統」等於大型 IT 項目，其實 PTW 模組可作為智慧工地安全平台的標準模組部署，新科科技負責端到端配置：
- 盤點階段：與總包確認作業類型（動火／密閉空間／吊運等）、審批角色層級、現有紙本表單內容。
- 建立階段：按作業類型建立 PTW 模板，設定授權群組與多級審批規則，欄位與章節經顧問確認後實作。
- 部署階段：平台部署、匯入用戶與組織架構、提供系統使用培訓。
- 上線後：以儀表板監控許可進度，按需產生列印稿供巡查與稽核留痕。
實際工期視乎作業類型數量與審批層級複雜度而定，建議在項目動工前 4–6 週啟動評估。
常見問題
Q：我們公司有自己的紙本表格格式，可以照搬入系統嗎？ 可以。系統支援按現有欄位與章節建立對應模板，並與授權群組審批規則綁定。實際欄位的法規符合性，需由客戶提供表單並經顧問確認後才正式實作，確保合規。
Q：誰可以將許可證標記為「已完成」或「已取消」？ 依部署時按總包政策配置的角色權限，通常由獲授權的安全負責人或管理層操作。角色設定在上線前確定，避免出現任何人都能亂改狀態的漏洞。
Q：PTW 模組能否與人員定位或巡檢等其他工地安全模組配合使用？ PTW 可與同一智慧工地安全平台的其他模組並行部署，共享用戶與組織資料。若需與第三方系統交換狀態或告警，可再評估 API 與單一登入整合的可行性。
